Las técnicas para formular planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de planes, sin embargo, las mas usadas son las siguientes:
Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.
Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.
Gráficas de Ganta, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.
Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method), y RAMPS (Resource allocation an multi proyect sheduling), todo los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.
Manual
El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada humano en la empresa.
Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:
El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada humano en la empresa.
Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:
Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúna un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
Los manuales departamentales: Son aquellos en que se escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición que hemos dado.
Manuales del empleado o bienvenida: Suelen escoger todo lo que interesa conocer al empleado en generalmente, sobre todo al ingresar a la empresa.
Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentarios de las cartas de organización, en ocasiones contienen, adicionalmente, una síntesis de la descripción de puesto y las reglas de coordinación interdepartamentales.
Diagrama de Procesos
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.
Y existe razón para ello, porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o tramitan las formas.
Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también estas mismas etapas, ya que hay:
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.
Y existe razón para ello, porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o tramitan las formas.
Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también estas mismas etapas, ya que hay:
Operación. Como son escribir documentos, hacer cálculos, registrar, sellar, etc.
Transporte. Como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar el archivo ciertas formas.
Inspecciones. Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, se indica con un punto.
Demora. Como cartas dejadas en "Charolas de salida", documentos en espera de su tramite.
Almacenamiento. Como documentos en el archivo.
Valor de los instrumentos de simplificación.
No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso, no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.
Estos instrumentos hacen ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.
El sistema de simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego fácilmente recordable por palabra "OTIDA".
Para formular el diagrama de proceso, se deben seguir los siguiente pasos:
No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso, no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.
Estos instrumentos hacen ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.
El sistema de simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego fácilmente recordable por palabra "OTIDA".
Para formular el diagrama de proceso, se deben seguir los siguiente pasos:
Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tal como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.
El cuerpo de esta hoja, consta de cinco columnas para los símbolos, otra para descripción breve del tramite, otras dos para anotar distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra finalmente para observaciones.
Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea bien perceptible.
Cuando el proceso se ha terminado de describir, se obtienen los totales de las operaciones, transporte, inspecciones y demora, así como los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.
Estos totales nos indican ya en cierto modo el tipo de opción que conviene tomar, así si notamos que los transportes y almacenamiento son exagerados sobre las operaciones o inspecciones, tendremos que deducir que esos procesos pueden mejorarse.
Hay todavía necesidad de hacer un análisis mas profundo, para lo cual debamos preguntarnos:
Que se puede eliminar?
Que se puede combinar?
Que se puede redistribuir?
Que operaciones se pueden mejorar?
Algunos puntos para análisis de gráficas de procesos
Reglas generales:
Reglas generales:
No de nada por supuesto: cada detalle debe ser preguntado e investigado.
El mejor instrumental para el análisis, es aplicar las seis preguntas: que, quien, por
Que donde, cuando y como.
El método propuesto debe ser analizado bajo las mismas reglas con las que se analizo el método de operación.
Algunas Reglas particulares:
Existe duplicación, total o parcial, de algún esfuerzo?
Puede mejorarse alguna operación, combinada con otra parte del proceso, o realizándola en otro departamento.
Puede eliminarse totalmente alguna demora? Con frecuencia, el tiempo total de almacenamiento temporal resulta mayor que el de la operación real. En procesos en que lo más importante es la rapidez, debe estudiarse cuidadosamente esta posible eliminación.
Puede combinarse con la ventaja la localización de algún almacenamiento parcial o demora? A menudo puede hacerse.
Buenas tardes esta muy buena su informacion ,pero deberian hablar un poco sobre la ejecución
ResponderEliminarme ayudo mucho gracias
ResponderEliminarhola, saludos me ayudo mucho la informacion para mi tarea
ResponderEliminar:D
ps gracias me ayudo
ResponderEliminarun buen con mi tarea
Saludos a todos!!
Muchas felicidades agradezco su trabajo y aportación al bien común
ResponderEliminarMC
grasias
ResponderEliminarnadie sabe de que libro lo sacaron??.. me gustaría buscar el libro....
ResponderEliminarquiero algo sobre una empresa como aplicarlo
ResponderEliminartienes buena informacion, pero esta incompleta.. en si, no hablas sobre los metodos, te hacen falta muchos.
ResponderEliminarfalta muchisimaaa mas info
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