5.3 Control de áreas funcionales.

Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organización o unidad tenga éxito. Casi siempre incluyen actividades organizaciones o grupos muy importantes de actividades afines que ocurren en ellas; por ejemplo: Las transacciones financieras, las relaciones entre gerente y subordinados o las operaciones de producción. Los controles generales que los ejecutivos de alto nivel establecen para estas áreas claves, ayudaran a definir los sistemas de control mas detallados y los estándares del gerente de nivel mas bajo.

Puntos estratégicos de control

Además de las áreas básicas del desempeño, es importante determinar los puntos críticos del sistema donde se realizara e monitores o se recogerá información, si tales puntos estratégicos de control pueden localizarse, se reducirá de manera considerable la cantidad de información que es preciso reunir o evaluar.

El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más importantes de una operación determinada. Por lo regular, solo un pequeño porcentaje de las actividades, Acontecimientos, individuales u objetos de una operación explicaran una elevada proporción de los gastos o problemas que harán de afrontar los gerentes, por ejemplo, 10% de los productos de un fabricante posiblemente representen 60% de sus ventas 80% de las quejas del personal; 20% de los distritos policiales de una ciudad pueden constituir 70 % de los crímenes violentos que se cometen en ella.

Otra consideración útil al seleccionar los puntos de control estratégicos de control de una empresa es la ubicación de las áreas en las que se operan el cambio. Así, en el sistema con que una empresa llénalos pedidos del cliente, ocurre un cambio cuando la orden de compra se convierte en factura, cuando un elemento del inventario se transforma en un producto que debe embarcarse o cuando este forma parte de una carga de camión. Puesto que es más probable que se incurra en errores cuando se producen tales cambios, vigilar los puntos del cambio es casi siempre una manera muy confiable de controlar una operación.

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo haya. Valuar la precisión de la información que se recibe es una de las funcione más importantes que deben cumplir los gerentes.

Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.

Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, Mayores probabilidades habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante la información que reciben. Un sistema de control difícil de entender provocara errores innecesarios y conjunción o frustración entre los empleados.

Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima eficacia.

Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos superfluos es en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta deseada.

Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con las realidades de la organización. Por ejemplo, las personas han de ser capaces de advertir una relación entre los niveles de desempeño que les pide alcanzar y los premios que obtendrán con ellos. Mas aun, todos los estándares del desempeño deben ser realistas. La diferencia del estatus entre los individuos ha de ser reconocidas también. Aquellos que tienen la obligación de comunicar las desviaciones a alguien quien juzgan como un trabajador de nivel mas bajo quizá dejen de tomar en serio el sistema de control.

Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en toda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada paso en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación. En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.

Flexible. Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La información se concentrara en una forma utilizable cuando llegue el encargado de tomar las medidas que correspondan.

Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de la organización acepten a un sistema de control los controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que están directamente interesados en el control. Así, los ejecutivos de alta gerencia se interesan en el desempeño financiero. En su nivel, el sistema tendrá que relacionar por lo menos algunos controles con los resultados y el presupuesto financieros. Sin embargo en el caso de los supervisores de primera línea, el control deberá relacionarse con cosas tangibles como las horas de trabajo, él numero de productos generados, los porcentajes de objetivos rechazados, el tiempo ocioso y la perdida de materiales. Desde su punto de vista los controles serán significativos si se le suministra información oportuna y objetiva sobre las actividades diarias.