Comunicación
La función de comunicación es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es También el medio con que se modifica la conducta, se efectúa el Cambio, se hace productiva la información y se cumplen las metas.
Importancia
Chester I. Barnard, por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la persona se vinculan en una Organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la comunicación. De hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr La coordinación ni el cambio.
Los psicólogos están interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos que se presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir información. Se han centrado en la identificación de las barreras contra la Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las Relaciones interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los psicólogos, se concentran en el estudio De las redes de comunicación.
Propósitos de la comunicación
El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas.
Particularmente, la comunicación es necesaria para:
La función de comunicación es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse como el medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es También el medio con que se modifica la conducta, se efectúa el Cambio, se hace productiva la información y se cumplen las metas.
Importancia
Chester I. Barnard, por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la persona se vinculan en una Organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la comunicación. De hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr La coordinación ni el cambio.
Los psicólogos están interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos que se presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir información. Se han centrado en la identificación de las barreras contra la Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las Relaciones interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los psicólogos, se concentran en el estudio De las redes de comunicación.
Propósitos de la comunicación
El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el bienestar de la empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las funciones administrativas.
Particularmente, la comunicación es necesaria para:
Establecer y difundir las metas de una empresa.
Desarrollar planes para su consecución.
Organizar recursos humanos y otros de la manera más eficiente y eficaz.
Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización
Dirigir. Motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir.
Controlar el desempeño.
En la siguiente figura se muestra gráficamente no solo la Comunicación facilita las funciones administrativas, sino que Relaciona también la empresa con su medio externo, mediante el Intercambio de información con los proveedores, las necesidades de Los clientes, los interese del accionista, etc. Es mediante La comunicación cualquier empresa se convierte en un sistema Abierto que interactua con su medio.
Proceso de la comunicación
Modelo del proceso de la comunicación: En términos sencillos el proceso de la comunicación, Comprende al emisor que transmite al receptor un mensaje a través De un canal seleccionado.
Emisor del mensaje: La comunicación se inicia con el emisor, que tiene una idea o Pensamiento, que posteriormente se codifica en forma tal que pueda Ser entendido tanto por el cómo por el receptor. Generalmente se Piensa en codificar el mensaje en el idioma común, pero existen muchas otras maneras de codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora.
Uso de un canal para transmitir el mensaje: La información se transmite a través de un canal que vincula Emisor con el receptor el mensaje podría ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorándum, una Computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión. En Ocasiones, se utilizan dos o más canales, la selección apropiada Del canal son vitales para la comunicación eficaz.
Receptor del mensaje: El receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Que este pueda decodificarse en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la decodificación, en que el receptor convierte El mensaje en ideas. La comunicación precisa puede producirse Solamente cuando tanto el emisor como el receptor asignan Significados iguales o similares a los símbolos que integran el Mensaje.
El entendimiento esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad cerrada normalmente no entenderán Por completo los mensajes.
Ruidos y retroalimentación en la comunicación: La comunicación se ve afectada por el ruido, que es cualquier Cosa que impide la comunicación.
Un ruido o un medio confinado podría bloquear el desarrollo De una idea clara.
La codificación prodiga ser defectuosa por el uso de Símbolos inadecuados.
La transmisión podría interrumpirse por estática en el canal.
La decodificación podría ser defectuosa si se asigna un Significado equivocado a las palabras o símbolos.
La falta de atención puede producir una recepción inadecuada.
Para verificar la eficacia de la comunicación es elemental la Retroalimentación
Comunicación en la empresa
En las empresas actuales, la información debe de fluir mas Rápido que antes, inclusive una breve suspensión de actividades en Una línea de producción rápida puede ser muy costosa en términos De producción. Por lo tanto, es esencial que los problemas de
Producción sea comunicada rápidamente papa que se tomen medidas Correctivas. Otro elemento importante es la cantidad de Información, que ha crecido enormemente en los últimos años, lo Que provoca una sobrecarga de información. Es necesario determinar
Que clase de información necesita el gerente para una toma de Decisiones eficaz. Para conseguirla. Se requiere a menudo recabar Datos de los superiores y subordinados del gerente y también de Departamentos y otros miembros de la organización.
La necesidad de información por parte de los gerentes
Para ser eficaz, un gerente requiere la información necesaria Para desempeñar sus funciones y actividades. Sin embargo, una Mirada aun superficial a los sistemas de comunicación muestra que Con frecuencia carece de información vital para la toma de Decisiones o que reciben demasiada información, lo que produce una Sobrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de Información, sino información pertinente. Es claro que no existe Un sistema de comunicación que se aplique universalmente; por lo Contrario, debe de estructurarse de acuerdo con las necesidades de Cada gerente.
Flujo de comunicación en la organización
En una organización eficaz la comunicación fluye en diversas Direcciones. Tradicionalmente, la comunicación hacia abajo había fue considerada como la más importante, pero existen pruebas Consistentes de que si la comunicación solamente fluye de arriba Hacia abajo surgieran problemas. De hecho, se podría argumentar que La comunicación eficiente debe empezar con el subordinado, y esto Significa primordialmente información hacia arriba. La Comunicación fluye también en forma horizontal, es decir, entre Personas en niveles organizaciones iguales o similares, y Diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que No tienen relaciones directas de autoridad o subordinación.
Barreras y brechas de la comunicación
Probablemente no sorprenda a nadie que los gerentes con Frecuencia citen las brechas de la comunicación como uno de los Problemas más importantes. Por ejemplo, la mala planeación podría Ser causa de incertidumbre ante la dirección de la empresa. En el Mismo sentido, una estructura organizaciones mal diseñada podría No comunicar claramente las relaciones organizaciones. Los Criterios vagos del desempeño podrían crear incertidumbre en los Gerentes sobre lo que se espera de ellos. Por lo tanto. El gerente Sagaz buscara primero las causas de los problemas de comunicación Y no se limitara simplemente a tratar los síntomas. Es posible que Haya barreras en el emisor, en la transmisión del mensaje, en el Receptor o en la retroalimentacion.
Falta de planeación
La buena comunicación pocas veces ocurre accidentalmente. Con demasiada frecuencia las personas empiezan a hablar y escribir sin Primero pensar, planear y definir el propósito del mensaje. Sin Embargo conocer las razones de una directiva, seleccionar el Canal más idóneo y elegir el momento apropiado pueden mejorar Enormemente el entendimiento y reducir la resistencia al cambio.
Distorsión semántica
Otra barrera de la comunicación eficaz puede atribuirse a la Distorsión semántica que puede ser deliberada o accidental.
Mensajes mal expresados
No importa cuan clara sea la idea en la mente del emisor de La comunicación, podría perder claridad si se escogen mal las Palabras, hay omisiones, incoherencia, una mala organización de Ideas, estructura poco común de las oraciones, trivialidades, Palabras innecesarias y una incapacidad de clarificar las Aplicaciones del mensaje. Esta falta de claridad y precisión, que Pueden ser costosas, puede evitarse con un mayor cuidado al Codificar el mensaje.
Comunicación en el medio internacional
La comunicación en el medio internacional se torna todavía Más difícil debido a los diferentes idiomas, culturas y costumbres Que existen en los diferentes países del mundo.
Perdida por la transmisión y una mala retención
En una serie de transmisiones de una persona a la siguiente, El mensaje va perdiendo precisión. La mala retención de Información es otro problema grave. Esto hace necesario la Repetición del mensaje y el uso de varios canales de comunicación.
Falta de atención y evaluación prematura
Hay muchas personas que hablan pero pocas que saben escuchar Probablemente todos hemos tenido ocasión de observar a personas Que intervienen en una platica con comentarios que no tienen Relación con el tema que se trata. Una razón podría ser que están Preocupadas por sus propios problemas, en lugar de escuchar la Conversación. Escuchar exige una total atención y autodisciplina.
Significa también evitar una evaluación prematura de lo que otra Persona tiene que decir. Una tendencia común es juzgar, aprobar o Rechazar lo que se dice, en lugar de tratar de entender el marco De referencia de quien habla. No obstante, escuchar sin realizar Juicios apresurados puede nacer que toda la empresa sea mas Eficiente y eficaz.
Desconfianza, amenazas y temor
La desconfianza, amenazas y tenor socavan la comunicación. En Un clima que contenga estas fuerzas, cualquier mensaje será visto Con escepticismo.
La desconfianza puede ser resultado de una conducta Inconsistente por parte del superior o puede deberse a Experiencias pasadas en la que el subordinado fue castigado por Proporcionable honestamente información desfavorable pero Verdadera en el sentido, a la luz de las amenazas, que pueden ser Reales p imaginarias, las personas tienden a ser más rígidas, a Estar a la defensiva, a distorsionar la información. Lo que sé
Necesita es un clima de confianza, que facilite la comunicación Franca y abierta.
Periodo insuficiente de ajuste al cambio
El propósito de la comunicación es realizar cambios que Pudieran afectar seriamente a los empleados: cambios en el tiempo, Lugar, tipo y orden del trabajo, o cambio en las estructuras Grupales o habilidades que se deben de utilizar. Algunas Comunicaciones apuntan a la necesidad de mayor capacitación, Ajuste de carrera o arreglo de estatus. Los cambios afectan a las Personas de diferentes maneras, y podría llevar tiempo pensar en El significado total de un mensaje. Por ello, es importante para Eficacia no forzar el cambio antes de que las personas puedan Ajustarse a sus implicaciones.
Sobrecarga de información
Es posible pensar que un mayor e irrestricto flujo de Información ayudaría a superar los problemas de la comunicación. Sin embargo, un flujo irrestricto podría producir demasiada Información. Las personas responden a la sobrecarga de información de diversas formas, las cuales son: primero, es posible que no consideren cierta información. Una Persona que recibe demasiada correspondencia podría simplemente Ignorar algunas cartas que deben de responderse. Segundo, si la persona esta abrumada con demasiada Información, las personas comete errores al procesarla. Tercero, podrían postergar el procesamiento de la información Permanentemente o con la intención de ponerse al día en el futuro. Cuarto, una persona podría filtrar la información. La Filtración puede ser útil cuando la información más urgente e Importante se procesa primero y los mensajes menos importantes Reciben menor prioridad. Finalmente, el hombre responde a la sobrecarga de información Simplemente escapando de la tarea de comunicarse. En otras Palabras, ignora la información o no la comunica debido a una Sobrecarga de información
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